SAP Public Cloud Einführung bei Ocilion

Von der Pinnwand zur Public Cloud – Die Erfolgsstory von Ocilion

Innerhalb von sechs Monaten vom eigens gestrickten Warenwirtschaftssystem und BMD zu einem modernen Cloud- ERP-System – wir freuen uns gemeinsam mit der Ocilion IPTV Technologies GmbH über den erfolgreichen Go-live und möchten ein wenig aus dem Nähkästchen plaudern.

Eine Pinnwand, zwei Zettel, drei klare Regeln – so das Ausgangssetting im April 2023 bei Ocilion.

• Regel Nr. 1: Wir definieren WAS, nicht WIE
• Regel Nr. 2: ERP-Prozess vor eigenem Prozess
• Regel Nr. 3: Wir definieren, was NICHT Scope ist

Bereits im letzten „SAPspots“-Magazin (Nr. 20 – Dez. 2023) haben wir über die Unterschiede von On-Premise, Private und Public Cloud berichtet und können daher festhalten, dass die von Ocilion formulierten Leitsätze wie geschaffen für eine Public-Cloud-Einführung sind. Nach vielen Jahren mit einem eigens programmierten Warenwirtschaftssystem und BMD als Finanzsystem entschied sich Ocilion, ein neues ERP-System einzuführen. Als Anbieter eigener Cloud-Lösungen war schnell klar, dass On-Premise nicht mehr infrage kommt, und in der Vorauswahl konnte die SAP Public Cloud mit einer maßgeschneiderten Demo überzeugen. „Wir wollten ganz bewusst am Standard bleiben. Mit der Public Cloud haben wir wenig eigenen Aufwand für den Betrieb und wir bleiben zukunftssicher“, so Hermann Grabner.

Startschuss für das Projekt war im Juli 2023 und schon wenige Tage später stand das vollständig konfigurierte Starter-System mit ausgelieferten Testdaten zur Verfügung. „Das Starter-System ist essenziell, damit alle die gleiche Sprache sprechen. Mittels ‚Show & Tell‘ in den Fit-to-Standard-Workshops gehen wir die Prozesse direkt am System durch. Mit einem kleinen Berater- und Fachbereichsteam konnte sehr effizient modul- und bereichsübergreifend gearbeitet sowie die Anforderungen in SAP übersetzt werden. Durch die Standardisierung der Public Cloud musste allerdings auch der eine oder andere Workaround in Kauf genommen werden. Beispielsweise erlaubt SAP nur mehr prozentuale und keine wertbasierten Teilrechnungen bei Aufträgen“, meint Wolfgang Wiesmayr. Die Lösung bestand hier im Ausweichen auf Serviceverträge bzw. Verkaufskontrakte. Damit konnten die tatsächlichen Prozesse sogar noch treffender abgebildet werden.

Mit dem Ergebnis der Workshops wurden die ursprünglich geschätzten Aufwände nochmals evaluiert und bereits Ende August konnte das Entwicklungs- und Testsystem aufgebaut werden. Die relevanten Best-Practice-Items, mit denen unter anderem das Customizing ausgeliefert wird, wurden aktiviert sowie die Prozesse eingerichtet und getestet.

„Ohne das topmotivierte Projektteam bei Ocilion hätten wir das Projekt nicht so erfolgreich abschließen können – von Beginn an wurden am Starter- und später am Test-System eine Vielzahl von Fällen durchgespielt. Die Vertrautheit mit dem System zeigte sich auch daran, dass der Fachbereich eigene Lösungsvorschläge für die Abwicklung komplexerer Geschäftsprozesse einbrachte, die anschließend so umgesetzt wurden“, so Wolfgang Wiesmayr. Nach zwei erfolgreichen Integrationstests war es dann so weit – der Go-live zum Jahreswechsel lief glatt über die Bühne und bereits am zweiten Tag konnten die ersten Rechnungen fakturiert werden.

Auf die Frage, wie das Ganze nun nach ein paar Monaten am System aussieht, antwortet Hermann Grabner: „Super, allein die Analysen sind ein Traum. Was früher in tagelanger Arbeit aufbereitet werden musste, ist heute in einer Minute verfügbar, und auch die nahtlose Integration ist einfach toll. Man sollte aber immer darauf achten, dass man bei der Einführung neuer Prozesse nicht in alte Muster verfällt. Was nützt mir ein moderner Fuhrpark, wenn ich am Ende doch wieder nur den Ochsen davorspanne und die Performance des Systems nicht nutze?“